Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva

Gestisci la Fatturazione Elettronica direttamente nel tuo gestionale?

La Legge di Bilancio 2018 ha reso obbligatoria per le aziende la digitalizzazione delle fatture che da documenti cartacei diventano documenti elettronici e stabilisce che i documenti digitali, con le relative notifiche, vengano conservati per 10 anni.

I gestionali offerti da Ingest consentono di Inviare, Ricevere e Conservare Digitalmente le fatture sia attive che passive in formato XML ed i relativi esiti in modo economico, semplice e veloce.

La gestione viene effettuato direttamente all’interno del gestionale: il lavoro del responsabile amministrativo risulta facilitato e sicuro.

PERCHE’ QUESTA LEGGE

Oltre all’abbandono dell’uso della carta per ragioni ecologiche, ma l’abbattimento dei costi per le aziende , la fatturazione elettronica consentirà sempre più al Fisco di combattere l’evasione fiscale, incrociando i dati dei documenti emessi con le altre banche dati, cosa che dovrebbe spingere quasi automaticamente le imprese a ridurre i casi di invio di informazioni inesatte o incomplete per pagare meno tasse e per portare le aziende verso l’industria 4.0

 

Cosa è la Fatturazione Elettronica?

La Fatturazione Elettronica rientra nel Processo di Digitalizzazione, dove avviene la sostituzione
Documenti Cartacei (e i costi ad essa relativi) con i Documenti Elettronici.

Cos'è la Conservazione Sostitutiva?

La Conservazione Sostitutiva consiste nella Conservazione Digitale della fattura elettronica, delle notifiche e degli esiti ricevuti per 10 anni.

Obblighi nella Legge di Bilancio 2018

Aziende e Soggetti con P.Iva, hanno l'obbligo, a partire dal 1 gennaio 2019, (a partire dal 1 luglio 2018 per le sole cessioni di benzina e gasolio destinati all'uso di carburanti per motori) di utilizzare la Fattura Elettronica e la Conservazione Sostitutiva.

Ma come funzionano la Fattura Digitale e la sua Conservazione?

Il processo che gestisce la fattura B2B

Le parti coinvolte sono la Vostra Azienda, il Sistema di Interscambio nazionale (SDI) e il Destinatario.
L’azienda cliente (o l’ente pubblico in caso di fatture PA) vi comunica il suo codice, composto da numeri e lettere. Il codice deve essere riportato all’interno della fattura, insieme agli altri dati, ad esempio il numero di partita IVA, l’indirizzo, la data di emissione del documento e altre informazioni rilevanti ai fini fiscali.
Una volta che la fattura è stata emessa e compilata, necessita di essere firmata (firma digitale) da Voi, in modo si abbia certezza sulla sua origine.
Successivamente la fattura elettronica transita per il Sistema di Interscambio. L’SDI effettua le verifiche necessarie e solo dopo l’ente destinatario (ad esempio il vostro Cliente) potrà dare seguito al pagamento.
Nel frattempo riceverete anche l’esito del vostro invio al Sistema di Interscambio nazionale e del successivo invio da parte di questo al destinatario della vostra fattura.
L’esito può essere Accettazione o Rifiuto. In quest’ultimo caso bisogna provvedere a correggere gli errori e poi rinviarla.

Schema di flusso

Vantaggio: risparmi tempo, denaro e spazio

Il beneficio maggiore (come evidenziato dagli studi del Politecnico di Milano) passando da un processo tradizionale basato su carta alla digitalizzazione delle Fatture consiste nella riduzione dell’impegno di manodopera per attività di stampa e imbustamento; nella gestione della relazione con il cliente (tutti i tempi dedicati a capire se la Fattura è stata ricevuta, presa in carico…), e la gestione della conservazione, un risparmio enorme in termini di gestione dell’archivio cartaceo. Parlando di numeri per aziende ci sarebbe un risparmio che oscilla tra i 7,50 e gli 11,50 € a fattura.

Vantaggio: sicurezza e tracciabilità

Grazie al Sistema di Interscambio, inoltre, vengono effettuati controlli sui file ricevuti (sia a livello formale, che a livello di dati corretti, come la Piva), procede all’invio del documento al destinatario e smista gli esiti relativi ai documenti emessi/ricevuti. Tutto è tracciato, monitorato e certo. Non capiterà più che documenti vengano smarriti e/o che il cliente finga di non avere ricevuto nulla.

Cosa rischio se non mi adeguo?

In caso di emissione di fattura con modalità diverse dal formato elettronico, questa verrà considerata non emessa e verrà applicata la sanzione prevista in caso di violazione degli obblighi relativi alla documentazione, registrazione ed individuazione delle operazioni soggette ad IVA. La mancata conservazione, invece, non permette l’esibizione nel giusto formato (elettronico) ed è pertanto sanzionabile come la mancata esibizione dei libri, delle scritture contabili e dei documenti fiscali. In conclusione: se decidi di non adeguarti non potrai più fatturare, non sarai più in grado di fare la liquidazione IVA, la tua azienda verrebbe sanzionata, quindi perché non adeguarsi?

LE NOSTRE SOLUZIONI GESTIONALI SI ADATTANO ALLE TUE ESIGENZE

Sia il software Gestionale Passepartout MEXAL, Sigla che l'ERP Microsoft Dynamics Nav con Tempo Zero sono pronti per la gestione della fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva.
Garantiamo una completa gestione della Fatturazione Elettronica:
• Invio o Ricezione della fattura elettronica
• Gestione dell’esito (può essere accettazione o rifiuto)
• Trasmissione e conservazione degli esiti e delle notifiche
• Firma digitale
• Gestione della Fattura
• Download delle fatture
• Conservazione Digitale per 10 anni

Le Soluzioni di Ingest per Gestionale

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